Práctica 4 · Usuarios y roles
| Ficha de la práctica | |
|---|---|
| Tiempo | 60 min |
| Personajes | usted; Doña Ligia, Hernán, Carolina, Wilson y las cajeras de San Francisco y San Alonso |
| Objetivo | darle a cada persona de la cadena su propio usuario, con el nivel que necesita en cada aplicación y solo las sedes que le tocan |
| Prerrequisitos | prácticas 1 a 3 terminadas |
Paso 1 · Ver quién existe y qué se puede dar
Quién: usted · Tiempo: 4 min · Tipo: consultar
- Entre por Ajustes → Configuración → Usuarios: hoy solo existe usted, el administrador que se registró.
- Pulse Nuevo y mire el bloque Permisos: una función (usuario interno o administrador de la empresa) y un nivel por aplicación: Contabilidad, Ventas, Punto de venta, Compras, Inventario, Productos, Fabricación, Cultivos, Nómina y Socios.
- Cada aplicación tiene sus propios niveles. Por ejemplo, Contabilidad: solo lectura, facturación, contador, administrador; Punto de venta: cajero, administrador.
Los usuarios hoy
La ficha de un usuario nuevo, con sus permisos
para ver el catálogo completo de niveles y qué incluye cada uno, entre por Ajustes → Configuración → Grupos y niveles: es solo de lectura.
un nivel incluye lo que necesita para trabajar. Por ejemplo, quien es cajero puede además consultar productos y socios, aunque usted no se lo haya marcado: sin eso no podría vender. Por eso verá más adelante que la cajera ve las aplicaciones de Socios e Inventario, aunque solo con consulta.
Paso 2 · Crear a Doña Ligia, la dueña
Quién: usted · Tiempo: 5 min
Tarea: darle el acceso total a la empresa
- En Usuarios → Nuevo, llene los campos con los valores de la derecha.
- En Función escoja Administrador de la empresa: el sistema le da el nivel máximo en todas las aplicaciones.
- Pulse Guardar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre · Apellidos | Ligia · Rojas de Ardila |
| Cédula · Cargo · Área | 28123456 · Dueña · Gerencia |
| Usuario | su correo de laboratorio, por ejemplo ligia@mercadosdelrio.demo |
| Clave | Lab2026* |
| Función | Administrador de la empresa |
Doña Ligia
el usuario tiene que tener forma de correo y ser único en todo el sistema. Si trabaja con otros compañeros en el mismo servidor, agregue algo suyo: ligia.su-nombre@….
Paso 3 · Crear a Hernán, el contador
Quién: usted · Tiempo: 8 min
Tarea: un contador que lee y registra, pero no administra
- Cree el usuario con los datos de la primera tabla y la función Usuario interno.
- En los selectores de la segunda tabla escoja el nivel indicado; deje las demás aplicaciones en Sin acceso.
- Guarde. Después ábralo desde la lista de usuarios: en el bloque Sedes marque Toda la empresa y pulse Actualizar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre · Apellidos | Hernán · Ochoa Pardo |
| Cédula · Cargo · Área | 91234567 · Contador · Contabilidad |
| Función | Usuario interno |
| Aplicación | Nivel |
|---|---|
| Contabilidad | Contador |
| Compras | Usuario |
| Productos | Consulta |
| Socios | Consulta |
Hernán
Sus sedes: toda la empresa
el bloque Sedes solo aparece cuando abre un usuario ya guardado. Al crearlo no sale. Por eso cada usuario que deba entrar a varias sedes o a una sola se guarda primero y se abre después.
Paso 4 · Crear a Carolina, la gerente de las tiendas
Quién: usted · Tiempo: 10 min
Tarea: alguien que administra caja e inventario, pero solo de sus dos tiendas
- Cree el usuario con los datos y niveles de las tablas; guárdelo.
- Ábralo desde la lista. En Sedes escoja Solo estas sedes y marque Tienda San Francisco y Tienda San Alonso. Pulse Actualizar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre · Apellidos | Carolina · Mantilla Reyes |
| Cédula · Cargo · Área | 63234567 · Gerente de tiendas · Operaciones |
| Función | Usuario interno |
| Aplicación | Nivel |
|---|---|
| Punto de venta | Administrador |
| Inventario | Administrador |
| Ventas / CRM | Vendedor: todos |
| Compras | Aprobador |
| Productos | Consulta |
| Socios | Crear y editar |
Carolina
Sus sedes: solo las dos tiendas
sus niveles rigen en esas dos tiendas. No verá el CEDI ni nada de la matriz que no sea compartido (catálogo, terceros, plan de cuentas).
Paso 5 · Crear a Wilson, el jefe del CEDI
Quién: usted · Tiempo: 8 min
- Cree el usuario y, ya guardado, déjelo solo en el CEDI Chimitá.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre · Apellidos | Wilson · Duarte Silva |
| Cédula · Cargo · Área | 91345678 · Jefe del CEDI · Bodega |
| Función | Usuario interno |
| Inventario · Compras · Productos | Administrador · Usuario · Consulta |
| Sedes | Solo estas sedes: CEDI Chimitá |
Wilson
Sus sedes: solo el CEDI
Paso 6 · Crear a las dos cajeras
Quién: usted · Tiempo: 12 min
- Cree dos usuarios con Punto de venta → Cajero y ninguna otra aplicación, y déjelos cada uno en su tienda.
| Campo | Cajera de San Francisco | Cajera de San Alonso |
|---|---|---|
| Nombre · Apellidos | Marta · Cajera San Francisco | Rosa · Cajera San Alonso |
| Cédula · Cargo · Área | 37456789 · Cajera · Caja | 37567890 · Cajera · Caja |
| Punto de venta | Cajero | Cajero |
| Sedes | Solo Tienda San Francisco | Solo Tienda San Alonso |
La cajera de San Francisco
Su sede
Paso 7 · Revisar la lista de usuarios
Quién: usted · Tiempo: 3 min · Tipo: consultar
- Vuelva a Usuarios: deben salir siete, usted y las seis personas nuevas.
La lista de usuarios
Paso 8 · Entrar como cada una y ver qué ve
Quién: cada persona · Tiempo: 10 min · Tipo: consultar
- Abra una ventana privada del navegador y entre con el usuario de Carolina, y después con el de una cajera. En la pantalla de inicio fíjese en las aplicaciones que se ofrecen.
- Pulse Ctrl + Alt + C: el selector de empresa lista solo las sedes que a esa persona le tocan.
Lo que ve Carolina
Lo que ve la cajera
El selector de empresa de Carolina
| Persona | Aplicaciones que ve | Sedes a las que entra |
|---|---|---|
| Doña Ligia | todas | toda la empresa |
| Hernán | Socios, Compras, Inventario, Contabilidad, Suscripción | toda la empresa |
| Carolina | Socios, CRM, Ventas, Proyectos, Compras, Punto de venta, Inventario, Suscripción | San Francisco y San Alonso |
| Wilson | Socios, Compras, Inventario, Suscripción | CEDI Chimitá |
| Cajeras | Socios, Punto de venta, Inventario, Suscripción | su tienda |
nadie salvo Doña Ligia ve Nómina, Empleados ni Ajustes: no los tienen asignados. Hernán sí ve Contabilidad; Carolina, no.
la cajera ve los íconos de Socios e Inventario porque su nivel incluye consultar productos y clientes. Su nivel solo le da consultar productos y clientes; no le da crearlos ni cambiarlos.
Suscripción la ve todo el mundo: hoy no depende del nivel de nadie.
Cadena de documentos
Todavía no hay documentos. Esta práctica deja las personas: de aquí en adelante, cada práctica dice quién la hace, y usted entra con el usuario de esa persona. La práctica 5 (maestros) la hace Carolina; la 6 (compras), Wilson y Carolina.
Número esperado
- 7 usuarios: usted y seis personas nuevas.
- Doña Ligia con 12 grupos de administrador y toda la empresa; Hernán con toda la empresa; Carolina con dos sedes; Wilson con una (el CEDI) y cada cajera con una (su tienda).
- La cajera tiene un solo grupo propio:
pos.cajero.