Práctica 6 · Compras: del pedido al proveedor a la factura cruzada con un anticipo
| Ficha de la práctica | |
|---|---|
| Tiempo | 150 min |
| Personajes | Wilson (jefe del CEDI), Hernán (contador) y usted |
| Objetivo | comprarle mercancía al proveedor con precios por cantidad, recibirla en el CEDI (una parte primero y el resto después), registrar su factura con retención, devolver lo dañado y cruzar un anticipo contra la factura de la cooperativa |
| Prerrequisitos | prácticas 1 a 5 terminadas; el catálogo con IVA de compra y los cuatro proveedores |
Paso 1 · Los precios por cantidad del proveedor
Quién: usted · Tiempo: 20 min
Tarea: decirle al sistema cuánto cobra Distribuidora Andina según lo que se le compre
- Entre por Inventario → Productos, busque ABA-001 (arroz blanco) y ábralo.
- Vaya a la pestaña Compra y pulse Agregar línea una vez por cada escalón: proveedor, nombre y código que el proveedor le da al producto, cantidad mínima, unidad, precio y plazo de entrega.
- Pulse Actualizar. Repita con ABA-002 (azúcar) y ABA-003 (aceite).
| Producto | Cantidad mínima | Precio por unidad |
|---|---|---|
| Arroz blanco 500 g | 1 · 100 · 500 | $ 2.150 · $ 2.050 · $ 1.950 |
| Azúcar blanca 1 kg | 1 · 60 | $ 4.150 · $ 4.000 |
| Aceite vegetal 1 L | 1 · 48 | $ 10.300 · $ 10.000 |
| Campo común | Valor |
|---|---|
| Proveedor | Distribuidora Andina de Alimentos S.A.S. |
| Código del proveedor | AND-ABA-001 · AND-ABA-002 · AND-ABA-003 |
| Unidad | Unidad |
| Plazo de entrega | 3 días |
Los tres escalones del arroz
la cantidad mínima es desde cuántas unidades rige ese precio. Pida 150 de arroz y toma los $ 2.050 del escalón de 100; pida 600 y toma los $ 1.950 del de 500. Pida 36 de aceite y paga $ 10.300, porque no llega al escalón de 48.
el precio vale por la unidad que escribe en la fila. Un proveedor que vende por caja de 24 se anota en la unidad «Caja» y su precio es el de la caja: la orden lo convierte solo.
Paso 2 · Que la mercancía sugiera su retención
Quién: Hernán · Tiempo: 5 min
Tarea: asociar el concepto «Compras generales» a la cuenta donde se contabiliza la mercancía
- Entre por Contabilidad → Configuración → Plan de cuentas y busque la cuenta 143500 (Mercancías no fabricadas por la empresa).
- Ábrala y, en Concepto retención en la fuente, escoja Compras generales. Pulse Actualizar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Cuenta | 143500 · Mercancías no fabricadas por la empresa |
| Concepto retención en la fuente | Compras generales |
La cuenta de la mercancía con su concepto
sin este concepto la factura de proveedor no avisa que la compra debe llevar retención en la fuente: el aviso nace de la cuenta que se está debitando.
el concepto trae su base mínima y su tarifa (2,5 % si el proveedor es declarante de renta, 3,5 % si no). La tarifa la decide el sistema; usted escoge el impuesto en el Paso 5.
Paso 3 · La orden de compra en el CEDI
Quién: Wilson · Tiempo: 20 min
Tarea: pedirle al proveedor 600 de arroz, 100 de azúcar y 36 de aceite
- Pulse Ctrl + Alt + C, escoja CEDI Chimitá y pulse Entrar: lo que registre desde aquí queda a nombre del CEDI, que es quien recibe la mercancía.
- Entre por Compras → Solicitud de cotización y pulse Nueva compra.
- Escoja el proveedor, el tipo de operación (Recepciones) y los términos de pago; luego agregue las tres líneas. Al escribir la cantidad, el precio baja solo al del escalón.
- Pulse Confirmar y acepte: la solicitud pasa a ser orden de compra y el sistema crea su recepción.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Proveedor | Distribuidora Andina de Alimentos S.A.S. |
| Tipo de operación | Recepciones |
| Términos de pago | 30 días |
| Producto | Cantidad | Precio que toma | IVA |
|---|---|---|---|
| Arroz blanco 500 g | 600 | $ 1.950 (escalón de 500) | 0 % exento |
| Azúcar blanca 1 kg | 100 | $ 4.000 (escalón de 60) | 5 % |
| Aceite vegetal 1 L | 36 | $ 10.300 (no llega a 48) | 19 % |
Al pulsar Ctrl + Alt + C y escoger el CEDI
El encabezado de la orden
Las tres líneas, cada una con su escalón bajo el precio
La orden confirmada
debajo del precio de cada línea el sistema lista la escalera completa del proveedor («1+: $ 2.150 · 100+: $ 2.050 · 500+: $ 1.950»), para que quien compra vea qué le conviene pedir.
la orden suma $ 1.940.800 más $ 90.452 de IVA ($ 20.000 del azúcar y $ 70.452 del aceite): $ 2.031.252.
el IVA de compra sale del producto, de la columna «IVA compra» del Excel de la práctica 5. Si la línea sale sin impuesto, el producto no lo trae: se corrige en la ficha, pestaña Contabilidad.
Paso 4 · Llega el camión: recepción parcial
Quién: Wilson · Tiempo: 15 min
Tarea: recibir 400 de los 600 de arroz y todo lo demás
- En la orden pulse Recibir: se abre el documento de almacén de la orden, En espera.
- En la columna Cantidad escriba lo que de verdad llegó: 400 de arroz, 100 de azúcar y 36 de aceite.
- Pulse Autorizar. El sistema valida lo que llegó y crea una orden parcial por los 200 que faltan; pulse Ver la orden parcial.
| Producto | Pedido | Llegó |
|---|---|---|
| Arroz blanco 500 g | 600 | 400 |
| Azúcar blanca 1 kg | 100 | 100 |
| Aceite vegetal 1 L | 36 | 36 |
La recepción, con lo que llegó
El aviso: se creó la orden parcial
Recibir no mueve nada por sí solo: lo que mueve la bodega es Autorizar en el documento de almacén. Desde ese momento hay 400 de arroz, 100 de azúcar y 36 de aceite en el CEDI.
la orden parcial queda En espera con los 200 que faltan; se valida cuando llegue ese resto (Paso 6). Si el proveedor no los manda, se cancela y ya.
Paso 5 · La factura del proveedor
Quién: Hernán · Tiempo: 25 min
Tarea: registrar lo que el proveedor facturó, con su número y la retención en la fuente
- Vuelva a la orden (Compras → Solicitud de cotización → OC00001) y pulse Crear factura: se abre la factura de proveedor con las líneas de la orden.
- El proveedor facturó solo lo que mandó: cambie la cantidad de arroz a 400.
- En Referencia de pago escriba el número de la factura del proveedor.
- El sistema muestra el aviso naranja Retención en la Fuente sugerida (Compras generales, 2,5 %). Escoja en Retención global el impuesto 2.5% RteFte Dec y pulse Aplicar a todas.
- Pulse Guardar y después Confirmar: el sistema asigna el consecutivo.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Referencia de pago | FAV-20031 |
| Diario | Facturas de Proveedor (lo pone la orden) |
| Términos de pago | 30 días (los pactados en la orden) |
| Retención global | 2.5% RteFte Dec |
| Lo que debe quedar | Valor |
|---|---|
| Subtotal | $ 1.550.800 |
| IVA 19 % · IVA 5 % · exento | $ 70.452 · $ 20.000 · $ 0 |
| Retención 2,5 % | − $ 38.770 |
| Total a pagar | $ 1.602.482 |
La factura de proveedor con las líneas de la orden
Las líneas, con IVA y retención
Los totales
La factura confirmada
Sus apuntes contables
el número de la factura lo pone el proveedor, no el sistema; el consecutivo BILL00001 es el del asiento en nuestros libros.
el asiento queda así: débito a la 143500 mercancía por $ 1.550.800 y al 240810 IVA descontable por $ 90.452; crédito a la 236540 retención por compras por $ 38.770 y a la 220501 proveedores por $ 1.602.482. La retención va a su subcuenta de la 2365, no a la genérica.
la factura queda atada a la orden: la pestaña Cotejo del Paso 6 la ve.
Paso 6 · Llega lo que faltaba y el cotejo
Quién: Wilson · Tiempo: 10 min
Tarea: validar la orden parcial y comparar lo pedido, lo recibido y lo facturado
- Abra la orden parcial (Inventario → Operaciones → Recepciones, la que está En espera) y pulse Autorizar con los 200 de arroz completos.
- Vuelva a la orden de compra y abra la pestaña Cotejo.
La recepción de lo que faltaba
El cotejo: pedido, recibido, facturado y por facturar
| Producto | Pedido | Recibido | Facturado | Por facturar |
|---|---|---|---|---|
| Arroz blanco 500 g | 600 | 600 | 400 | 200 |
| Azúcar blanca 1 kg | 100 | 100 | 100 | 0 |
| Aceite vegetal 1 L | 36 | 36 | 36 | 0 |
el cotejo es la prueba de que no se paga de más: avisa si se facturó más de lo recibido o a un precio mayor que el pactado. Aquí quedan 200 de arroz por facturar: cuando el proveedor mande esa factura, se crea desde la misma orden.
Paso 7 · Devolver lo dañado
Quién: Hernán · Tiempo: 15 min
Tarea: seis litros de aceite llegaron rotos: nota de crédito al proveedor
- Abra la factura BILL00001 y pulse Nota de crédito.
- Escoja el concepto 1 · Devolución de parte de los bienes y la fecha; pulse Crear. La nota nace en borrador con todas las líneas de la factura.
- Deje solo el aceite y baje la cantidad a 6. Escoja el tipo de operación (Órdenes de entrega): es el movimiento por el que la mercancía sale de la bodega.
- Pulse Actualizar y después Confirmar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Concepto | 1 · Devolución de parte de los bienes |
| Producto | Aceite vegetal 1 L · 6 unidades |
| Tipo de operación | Órdenes de entrega |
| Total de la nota | $ 71.997 (6 × $ 10.300, más IVA 19 %, menos retención 2,5 %) |
El cuadro para crear la nota de crédito
La nota, con solo el aceite
La nota confirmada
la nota deshace también la retención de esos seis litros, y baja el saldo de la bodega de 36 a 30.
sin el tipo de operación el sistema no deja guardar la nota: «Falta el tipo de operación». Es lo que decide por dónde sale la mercancía.
Paso 8 · Un anticipo para la Cooperativa Agrícola
Quién: Hernán · Tiempo: 10 min
Tarea: adelantarle plata a la cooperativa, que entrega fruver y cobra de contado
- Entre por Contabilidad → Proveedores → Pagos y pulse Nuevo.
- Deje Enviar, escoja el proveedor, el diario Banco, el importe y una referencia.
- Marque Es un anticipo al proveedor: debajo dice a qué cuenta va (la 133005). Pulse Guardar y después Confirmar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Tipo de pago | Enviar |
| Proveedor | Cooperativa Agrícola de Santander |
| Diario | Banco |
| Importe | $ 500.000 |
| Referencia | Anticipo cosecha de fruver |
| Es un anticipo al proveedor | marcada |
El pago marcado como anticipo
El pago confirmado
un anticipo no se aplica a ninguna factura: el importe completo queda a favor nuestro, a nombre del proveedor, en la cuenta 133005 (anticipos y avances a proveedores) hasta que llegue la factura. Sin la casilla, el sistema lo habría repartido contra las facturas viejas del proveedor.
el pago queda en el CEDI, que es donde se hará la compra.
Paso 9 · La factura de la cooperativa y el cruce del anticipo
Quién: Wilson, y Hernán para la factura · Tiempo: 20 min
Tarea: comprarle fruver a la cooperativa y cruzar el anticipo contra su factura
- Como en el Paso 3, haga la orden de compra a la cooperativa, con términos de pago Pago inmediato, y confírmela. Reciba todo en el documento de almacén (Autorizar).
- Como en el Paso 5, cree la factura desde la orden, escriba el número del proveedor y aplique la retención 1.5% RteFte BA (bienes agrícolas sin procesar), no la del 2,5 % que sugiere el aviso. Guarde y confirme.
- Con la factura abierta aparece el botón Aplicar anticipo. Púlselo: propone cruzar los $ 500.000 y pide la fecha. Pulse Aplicar.
| Producto | Cantidad | Precio | IVA |
|---|---|---|---|
| Papa pastusa | 200 kg | $ 2.200 | excluido |
| Tomate chonto | 100 kg | $ 3.300 | excluido |
| Plátano hartón | 150 kg | $ 2.800 | excluido |
| Lo que debe quedar | Valor |
|---|---|
| Orden de compra | $ 1.190.000 |
| Retención 1,5 % | − $ 17.850 |
| Factura (BILL00002) | $ 1.172.150 |
| Anticipo aplicado | $ 500.000 |
| Saldo por pagar | $ 672.150 |
La orden a la cooperativa
La factura de la cooperativa
Sus líneas
Sus totales
La factura confirmada
El botón «Aplicar anticipo»
El cuadro para aplicar el anticipo
el botón solo aparece cuando sirve: cuando el proveedor tiene anticipo sin aplicar y la factura debe algo. Aplicar hace un asiento que acredita la 133005 y debita la cuenta por pagar: el anticipo se apaga solo y la factura queda en pago parcial por lo que falta.
la factura quedó debiendo $ 672.150, que se pagan en la práctica 14 (Tesorería).
Cadena de documentos
Esta práctica deja, a nombre del CEDI:
| Documento | Número | Valor |
|---|---|---|
| Orden de compra a Andina | OC00001 | $ 2.031.252 |
| Recepciones (parcial y resto) | dos documentos de entrada | 400 y 200 de arroz |
| Factura de proveedor | BILL00001 | $ 1.602.482 |
| Nota de crédito de proveedor | BILLP00001 | $ 71.997 |
| Pago (anticipo) | BNK1P00001 | $ 500.000 |
| Orden de compra a la cooperativa | OC00002 | $ 1.190.000 |
| Factura de proveedor | BILL00002 | $ 1.172.150 |
Número esperado
- Existencias en el CEDI: arroz 600, azúcar 100, aceite 30, papa 200 kg, tomate 100 kg, plátano 150 kg.
- Por pagar a Andina: $ 1.602.482 − $ 71.997 = $ 1.530.485.
- Por pagar a la Cooperativa: $ 672.150 (la factura de $ 1.172.150 menos el anticipo de $ 500.000).
- Anticipo sin aplicar: $ 0.
- Retenciones practicadas: $ 38.770 − $ 1.545 (la parte devuelta) + $ 17.850 = $ 55.075.
la importación de facturas por CUFE (traer el XML de la DIAN y contabilizarlo) existe en Contabilidad, pero necesita facturas reales emitidas a su NIT: no puede recorrerse con una empresa de laboratorio.