Práctica 5 · Maestros: catálogo, proveedores y clientes
| Ficha de la práctica | |
|---|---|
| Tiempo | 60 min |
| Personajes | usted, como administrador del sistema |
| Objetivo | cargar el catálogo de productos desde un Excel, marcar los que se pesan en caja y dar de alta a los proveedores y clientes con los que va a operar |
| Prerrequisitos | prácticas 1 a 4 terminadas; el archivo catalogo-laboratorio.xlsx (49 productos) |
Paso 1 · Ver el catálogo de partida
Quién: usted · Tiempo: 3 min · Tipo: consultar
- Entre por Inventario → Productos: la empresa tiene 5 productos de ejemplo que dejó el asistente de la práctica 2.
- Anote cuál es «Gasto por Clasificar (XML DIAN)»: lo usa el sistema al leer facturas de proveedor. No lo archive.
El catálogo con los productos de ejemplo
Paso 2 · Importar el catálogo desde el Excel
Quién: usted · Tiempo: 15 min
Tarea: cargar de una vez los 49 productos de la cadena
- En Productos pulse Importar (o entre directo a la pantalla de importación del catálogo).
- Elija el archivo
catalogo-laboratorio.xlsxy pulse Cargar. - El sistema muestra cada columna del Excel y a qué campo la asignó. Compruebe que reconoció las diez: código, producto, código de barras, categoría, unidad, marca, precio, costo, IVA (de venta) e IVA compra.
- Marque crear las que falten (categorías y marcas) y pulse Probar: recorre el archivo sin escribir nada y le dice cuántos son nuevos, cuántos actualizan y cuántos tienen error.
- Con 0 errores, pulse Importar.
| Qué | Valor |
|---|---|
| Archivo | catalogo-laboratorio.xlsx |
| Crear categorías y marcas que falten | marcado |
| «Probar» debe decir | 49 nuevos · 0 errores |
Elegir el archivo
Las columnas que reconoció el sistema
El resultado de «Probar»
El aviso al terminar
la llave es el código del producto, nunca el nombre. Si vuelve a importar el mismo archivo, no duplica nada: actualiza los 49 («0 creados y 49 actualizados»).
no se crea ningún maestro en silencio. Una categoría o una marca que no existía solo se crea porque usted marcó la casilla, y se la muestra antes de escribir. La unidad de medida no se crea nunca: sin su factor de conversión el producto no podría pasar a la unidad de bodega; por eso el Excel usa solo «Unidad» y «Kilogramo», que ya existen.
los precios, los costos y la clasificación del IVA del Excel son de ejemplo para practicar; la clasificación tributaria real la decide el contador de cada empresa.
Paso 3 · Ver lo que quedó
Quién: usted · Tiempo: 6 min · Tipo: consultar
- Vuelva a Productos: debe decir 54 productos (los 5 de ejemplo y los 49 del Excel), con su categoría, su precio de venta y su costo.
- Entre por Inventario → Configuración → Categorías de producto: están las nueve nuevas, colgando de Vendibles.
El catálogo después de importar
| Categoría | Productos |
|---|---|
| Abarrotes | 10 |
| Lácteos | 5 |
| Bebidas | 5 |
| Aseo | 5 |
| Panadería | 5 |
| Marca propia | 4 |
| Fruver | 8 |
| Droguería | 4 |
| Mascotas | 3 |
las categorías nuevas heredan las cuentas contables y el método de costeo de «Vendibles» (la cuenta de ingreso, la de costo, la de entrada y salida de inventario). Sin eso, el primer producto que se vendiera no sabría a qué cuenta contabilizar.
el IVA quedó asignado producto por producto, de venta y de compra: 23 al 19 %, 5 al 5 %, 7 exentos y 14 excluidos. Sin el de compra, las órdenes y las facturas de proveedor de la práctica 6 saldrían sin IVA descontable.
Paso 4 · Marcar los productos que se pesan
Quién: usted · Tiempo: 15 min
Tarea: decirle a la caja cuáles se venden por peso
- En Productos, busque FRU-001 (papa pastusa) y ábralo con un clic.
- Entre a la pestaña Punto de Venta, marque Por pesar por báscula y pulse Actualizar.
- Repita con los otros siete productos de fruver.
| Código | Producto |
|---|---|
| FRU-001 | Papa pastusa |
| FRU-002 | Tomate chonto |
| FRU-003 | Cebolla cabezona |
| FRU-004 | Plátano hartón |
| FRU-005 | Banano |
| FRU-006 | Mango tommy |
| FRU-007 | Zanahoria |
| FRU-008 | Aguacate hass |
La casilla «Por pesar por báscula»
sus precios están por kilogramo. En la caja, al tocar uno de estos productos el sistema pide el peso; con una etiquetadora, el código de barras de peso trae el producto y la cantidad. Eso lo hará en la práctica 9.
Paso 5 · Dar de alta proveedores y clientes
Quién: usted · Tiempo: 20 min
Tarea: los terceros con los que compra y a los que vende
- Entre por Socios de Negocios y pulse Nuevo. La pantalla se abre como proveedor o como cliente según desde dónde la abra (filtro Proveedores o Clientes).
- Para cada tercero: persona jurídica, tipo de documento NIT, el número y su dígito, la razón social, teléfono, correo, dirección, ciudad y el plazo de pago.
- Pulse Guardar.
| Tipo | Razón social | NIT · DV | Plazo |
|---|---|---|---|
| Proveedor | Distribuidora Andina de Alimentos S.A.S. | 900300101 · 8 | 30 días |
| Proveedor | Lácteos del Oriente S.A. | 900300202 · 3 | 15 días |
| Proveedor | Aseo Total S.A.S. | 900300303 · 9 | 30 días |
| Proveedor | Cooperativa Agrícola de Santander | 900300404 · 4 | Pago inmediato |
| Cliente | Restaurante El Sabor S.A.S. | 900400101 · 7 | 30 días |
| Cliente | Hotel Chicamocha S.A.S. | 900400202 · 2 | 45 días |
Un proveedor
Un cliente
| Campo común | Valor |
|---|---|
| Ciudad | BUCARAMANGA |
| Cuentas por cobrar · por pagar | las que trae por defecto (130505 y 220501) |
| Tipo de régimen | el que trae por defecto (responsable de IVA) |
los NIT son de laboratorio, con dígito de verificación calculado. El sistema pre-llena las cuentas de cartera y el régimen; solo cámbielos si el tercero lo exige.
el consumidor final no se da de alta: la caja lo crea sola al primer tiquete.
Paso 6 · Revisar la lista de socios
Quién: usted · Tiempo: 2 min · Tipo: consultar
- Vuelva a Socios de Negocios: los filtros Clientes y Proveedores separan a los dos grupos.
Los socios de negocios
Cadena de documentos
Todavía no hay documentos. Esta práctica deja los maestros que todo lo demás usa: la práctica 6 le compra al CEDI a estos proveedores los productos de este catálogo; la 9 los vende en las cajas; la 10 les vende a los dos clientes empresariales.
Número esperado
- 54 productos: 5 de ejemplo y 49 de la cadena, en 9 categorías nuevas y con 32 marcas.
- 8 productos marcados para pesar (todo el fruver).
- 6 terceros propios: 4 proveedores y 2 clientes. En la lista aparece además la propia empresa, que el sistema crea como tercero al registrarla.
- Sin saldos ni movimientos: ningún producto tiene existencia todavía.
las listas de precios y los empaques (cajas y six-packs) se crean más adelante: la primera cuando le venda a las empresas (práctica 10) y los segundos al preparar la caja (práctica 9).