Práctica 13 · Nómina: del contrato al pago de la PILA
| Ficha de la práctica | |
|---|---|
| Tiempo | 120 min |
| Personajes | Doña Ligia (dueña), con Hernán (contador interno) mirando por encima del hombro |
| Objetivo | dejar lista la nómina de una empresa que nunca la ha usado; contratar a una cajera y un panadero de San Francisco y a un auxiliar del CEDI; registrar una licencia no remunerada; liquidar octubre, contabilizarlo y pagar el neto por el banco; generar la planilla PILA y pagar los aportes |
| Prerrequisitos | práctica 12 terminada |
Paso 1 · Preparar la nómina
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 5 min
Tarea: que la empresa tenga reglas, diario, consecutivos, horarios y tipos de ausencia
- Entre por Nómina → Configuración → Salario → Reglas Salariales. La lista está vacía: Mercados del Río nunca ha liquidado una nómina en el sistema.
- Pulse Generar esenciales y confirme.
Las reglas, todavía vacías
Las reglas de Colombia, sembradas
un solo clic deja las 79 reglas de la nómina colombiana (salario, auxilio de transporte, salud, pensión, fondo de solidaridad, prestaciones, aportes y provisiones), las estructuras salariales, el diario NOM, los consecutivos de recibos (NOM) y de nómina electrónica (NIE), los horarios de trabajo, los tipos de contrato y los 10 tipos de ausencia.
Paso 2 · Los tres empleados y sus contratos
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 40 min
Tarea: crear a las tres personas y firmarles el contrato
- En Empleados pulse Nuevo y llene la ficha de cada uno:
| Empleado | Cédula | Cargo | Sede | Salario | Riesgo ARL |
|---|---|---|---|---|---|
| Marta Lucía Pérez Gómez | 1098765432 | Cajera | San Francisco | $ 1.750.905 | 1 |
| Jorge Iván Rincón Suárez | 1095123456 | Panadero | San Francisco | $ 2.100.000 | 2 |
| Luis Fernando Duarte Castro | 1102345678 | Auxiliar de bodega | CEDI | $ 1.900.000 | 2 |
- Pestaña Personal: fecha de nacimiento, tipo de trabajador Dependiente, pago por Transferencia a BANCOLOMBIA, cuenta de Ahorros.
- Pestaña Recursos Humanos: EPS Sura, pensión y cesantías Porvenir, ARL Positiva con su clase de riesgo, caja Cajasan, y la sede donde trabaja. Pulse Guardar.
- Abra otra vez al empleado, pestaña Contratos, Nuevo contrato: estructura Estándar Colombia (Mensual), término indefinido, horario de 42 horas, salario fijo mensual, desde el 1 de octubre de 2026. Guarde.
La ficha: datos personales y pago
La ficha: seguridad social y sede
El contrato
Los tres empleados
Marta gana exactamente el salario mínimo de 2026. Si se escribe un peso menos en un contrato de jornada completa, el sistema no lo guarda: un salario bajo el mínimo no se corrige después, se evita.
la clase de riesgo decide cuánto cuesta la ARL (riesgo 1: 0,522 %; riesgo 2: 1,044 %). Un panadero trabaja con hornos y un auxiliar de bodega carga bultos: los dos van en riesgo 2.
sin EPS, fondo de pensión, ARL y caja en la ficha, la PILA de esa persona no se puede presentar.
Paso 3 · Una licencia no remunerada
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 10 min
Tarea: registrar que Luis no trabaja dos días por una diligencia personal
- En Nómina → Reportes → Ausencias y vacaciones, pestaña Nueva solicitud: empleado Luis Fernando, tipo Licencia no remunerada, del 14 al 15 de octubre, motivo Diligencia personal. El sistema dice que cuenta 2 días. Pulse Solicitar.
- En Por aprobar abra la solicitud de Luis con su botón y pulse Aprobar.
La solicitud
Por aprobar
aprobar escribe los dos días en el calendario de la nómina. Nadie tiene que acordarse de descontarlos en el recibo: el recibo se arma desde ese calendario.
Paso 4 · Liquidar octubre
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 15 min
Tarea: generar los recibos del mes de los tres empleados
- En Nómina → Recibo de Nómina pulse Periodo de Nómina: estructura Estándar Colombia (Mensual), calendario Mensual, mes octubre de 2026. Pulse Siguiente.
- Aparecen los tres empleados con su periodo, del 1 al 31 de octubre. Déjelos marcados y pulse Seleccionar: se generan los tres recibos.
El periodo
Los empleados a liquidar
Los recibos de octubre
Luis cobra 28 de 30 días: la licencia no remunerada descuenta el salario y el auxilio de transporte de esos dos días.
Jorge gana más del mínimo y también recibe auxilio de transporte: lo pierde quien gana más de dos salarios mínimos ($ 3.501.810).
Paso 5 · Aprobar y contabilizar
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 5 min
Tarea: aprobar los tres recibos para que quede su asiento
- En la lista de recibos marque los tres. Arriba aparece la barra con el neto total, $ 5.904.977,94.
- Pulse Aprobar seleccionados y confirme.
Los tres recibos marcados
al aprobar nace el asiento de cada recibo (NOMC…): el gasto de nómina, lo que se le debe a cada empleado, lo que se le debe a cada entidad y las provisiones de prestaciones del mes.
Paso 6 · Pagar el neto
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 15 min
Tarea: que tesorería pague los tres recibos de una vez por el banco
- En Nómina → Configuración → Ajustes → Ajustes de Nómina, en Quién registra el pago, escoja Contabilidad. Se guarda solo.
- En Nómina → Recibo de Nómina → Nómina por pagar marque los tres recibos y pulse Preparar pago: banco Banco (111005), fecha 31 de octubre, referencia Nómina octubre 2026. Confirme.
- Los pagos quedan en borrador. En Contabilidad → Proveedores → Pagos márquelos y pulse Confirmar seleccionados.
Quién registra el pago
Nómina por pagar
El pago en lote
Los pagos en borrador
en una empresa nueva el pago se registra desde cada recibo, con su botón Pagado, y la bandeja está apagada. En una cadena paga tesorería, varios recibos a la vez: por eso se cambia el ajuste.
preparar y confirmar son dos pasos a propósito: quien prepara el pago no es necesariamente quien autoriza que salga la plata. En Mercados del Río, el que confirma es Hernán.
Paso 7 · La planilla PILA
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 15 min
Tarea: generar el archivo de aportes de octubre y cotejarlo con la contabilidad
- En Nómina → Configuración → Seguridad Social → Planilla PILA, el primer recuadro pide la cuenta del ajuste al peso. Busque ajuste al peso, escoja 530595 · Otros (un gasto) y pulse Guardar.
- Periodo octubre de 2026, pulse Vista previa: 3 cotizantes y $ 5.624.238 de base.
- Abra la pestaña Contabilidad: dice si lo que se va a girar cuadra con lo causado.
- Pulse Descargar archivo: es el archivo plano que se sube al operador (Aportes en Línea, miPlanilla, SOI, Asopagos o Simple: el formato es el mismo para todos).
La cuenta del ajuste al peso
La planilla de octubre
El cotejo con la contabilidad
la planilla aproxima cada aporte a la centena hacia arriba, persona por persona. Del banco sale un poco más de lo que se causó, y esa diferencia es un gasto: por eso la cuenta es la 530595 y no la 429581, que es de ingreso.
la base de Luis es de 28 días: la licencia no remunerada también baja lo que se cotiza.
la salud es solo el 4 % que se le descuenta al empleado: una empresa que gana menos de 10 salarios mínimos por trabajador está exonerada del 8,5 % de salud, y también de SENA e ICBF (art. 114-1 ET). La pensión es el 16 % (4 % del empleado + 12 % de la empresa) y la caja el 4 %.
el periodo de salud es noviembre: la planilla cotiza salud por el mes que viene y pensión por el que pasó.
Paso 8 · Pagar los aportes
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 15 min
Tarea: pagar la planilla de una vez y dejarla contabilizada
- Vuelva a Nómina por pagar. Debajo de los recibos aparecen los 4 aportes de octubre: salud, riesgos laborales, caja y pensión.
- Márquelos y pulse Contabilizar PILA: banco Banco (111005), fecha 3 de noviembre, referencia PILA octubre 2026. Confirme.
Los aportes por pagar
El pago de la planilla
sale un solo comprobante, como un solo débito en el extracto del banco, pero por dentro lleva una línea por entidad: el auxiliar de cada EPS, fondo, ARL y caja se sigue leyendo por separado.
este pago queda registrado de una vez, no en borrador: quien lo hace ya es Contabilidad.
Cadena de documentos
| Documento | Número | Valor |
|---|---|---|
| Recibo de Jorge | NOM00001 | neto $ 2.181.095,00 |
| Recibo de Luis | NOM00002 | neto $ 1.863.955,34 |
| Recibo de Marta | NOM00003 | neto $ 1.859.927,60 |
| Asientos de los recibos | NOMC00001 a NOMC00003 | |
| Pagos del neto | BNK1P… (tres) | $ 5.904.977,94 |
| Pago de la planilla | BNK1P… (uno) | $ 1.400.000,00 |
Número esperado
- Netos: Marta $ 1.859.927,60 · Jorge $ 2.181.095,00 · Luis $ 1.863.955,34 · total $ 5.904.977,94.
- Base de la PILA: $ 5.624.238 (1.750.905 + 2.100.000 + 1.900.000 × 28/30).
- Aportes causados $ 1.399.394,51: salud $ 224.969,53 · pensión $ 899.878,13 · riesgos laborales $ 49.577,32 · caja $ 224.969,53.
- Girados $ 1.400.000,00 · ajuste al peso $ 605,49.
- Los tres recibos en Pagado; la bandeja de nómina por pagar, vacía.