Práctica 10 · Venta a empresas: el pedido del Restaurante El Sabor
| Ficha de la práctica | |
|---|---|
| Tiempo | 100 min |
| Personajes | Doña Ligia (dueña), Hernán (contador interno) y Carolina (gerente de las tiendas) |
| Objetivo | venderle a una empresa con sus propios precios y a crédito: una lista de precios para empresas, el diario de facturas de la tienda, y el pedido completo del Restaurante El Sabor —cotización, confirmación, anticipo, entrega, factura, aplicación del anticipo y cobro del saldo— |
| Prerrequisitos | práctica 9 terminada; San Francisco con azúcar, arroz, papa, tomate y pan; el Restaurante El Sabor creado como cliente a 30 días (práctica 5) |
Paso 1 · La lista de precios «Empresas»
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 10 min
Tarea: un precio para los clientes que compran por volumen
- Entre por Ventas → Productos → Lista de Precios. La empresa todavía no tiene ninguna: cada producto se vende a su precio de venta.
- Pulse Nueva, escriba el nombre y para quién es, y agregue dos reglas: toda la tienda con un descuento, y el azúcar con un descuento mayor desde cierta cantidad. Guarde.
- Con Probar, compruebe el precio: escoja el azúcar, escriba la cantidad y pulse la calculadora.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | Empresas |
| Para quién es | Restaurantes, hoteles y casinos que compran por volumen |
| Regla 1 | Toda la tienda · % descuento · 8 % sobre el precio de venta |
| Regla 2 | Producto Azúcar blanca 1 kg · cantidad mínima 24 · 12 % sobre el precio de venta |
| Lista por defecto en | ninguna sede (es una lista por cliente) |
La empresa sin listas
Las dos reglas
El probador: 30 kilos de azúcar
gana la primera regla que aplica, de la más específica a la más general: producto antes que toda la tienda. Por eso 30 kilos de azúcar salen a $ 4.576 (5.200 − 12 %) y no a $ 4.784 (5.200 − 8 %); con 10 kilos aplicaría el 8 %.
crear listas es de administrador de Ventas. Carolina las ve, pero no tiene el botón Nueva.
Paso 2 · La lista en la ficha del Restaurante El Sabor
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 5 min
Tarea: que el restaurante compre siempre con la lista de empresas
- Entre por Socios de Negocios, abra Restaurante El Sabor S.A.S. y vaya a la pestaña Facturación.
- En Lista de precios escoja Empresas (el Plazo pago cliente ya dice 30 días, de la práctica 5). Pulse Actualizar.
La lista en la ficha del cliente
en una orden de venta manda la lista del cliente; si el cliente no tiene, la de la sede, y si no, la de la matriz.
Paso 3 · El diario de facturas de la tienda
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 10 min
Tarea: que las facturas de San Francisco salgan con su resolución de la DIAN
- Pulse Ctrl + Alt + C y entre a Tienda San Francisco. En Contabilidad → Configuración → Diarios la lista está vacía: la tienda todavía no tiene diarios propios.
- Pulse Agregar: un diario de tipo Ventas con el consecutivo de facturas de la tienda (FSF, el de la práctica 3) y el de sus notas crédito (FSFN). Guarde.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | Facturas Tienda San Francisco |
| Tipo | Ventas |
| Código | VSF |
| Prefijo de secuencia | FACTURA DE VENTA FSF |
| Notas crédito (con y sin referencia) | NOTA CREDITO FSFN |
| Cuenta de ingresos | 413520 Venta de productos en almacenes no especializados |
La tienda sin diarios
El diario de ventas de San Francisco
la resolución de facturación es por establecimiento. Sin este diario, una factura hecha en la tienda numeraría con el consecutivo interno de la matriz, que no es una resolución de la DIAN.
la cuenta del diario es solo un respaldo: cada producto lleva su cuenta de ingresos en su categoría (aquí, 413500).
configurar diarios es de administrador de Contabilidad: Hernán, contador, no puede. Si lo intenta, el sistema le dice que no tiene permiso.
Paso 4 · La cotización
Quién: Carolina · Tiempo: 15 min
Tarea: el pedido del restaurante, con sus precios
- Entre con el usuario de Carolina y pase a Tienda San Francisco (Ctrl + Alt + C).
- En Ventas → Ordenes → Cotizacion pulse Nuevo. Escoja el cliente: la orden toma sola la lista Empresas y el plazo de 30 días de su ficha.
- En Tipo de operación escoja Órdenes de Entrega (la salida por la bodega de la tienda). Agregue las líneas: el precio sale de la lista. Pulse Guardar.
| Producto | Cantidad | Precio de lista | IVA | Subtotal |
|---|---|---|---|---|
| Azúcar blanca 1 kg | 30 | $ 4.576 | 5 % | $ 137.280 |
| Arroz blanco 500 g | 20 | $ 2.576 | 0 % | $ 51.520 |
| Papa pastusa | 20 kg | $ 2.944 | 0 % | $ 58.880 |
| Tomate chonto | 10 kg | $ 4.416 | 0 % | $ 44.160 |
| Pan francés | 60 | $ 460 | 0 % | $ 27.600 |
| Total | IVA $ 6.864 | $ 326.304 |
Las líneas con los precios de la lista
La cotización guardada
la cotización nace con el número OV00001, pero todavía no compromete nada: ni inventario ni contabilidad.
Paso 5 · Confirmar el pedido
Quién: Carolina · Tiempo: 5 min
Tarea: convertir la cotización en orden de venta, con la fecha prometida
- Mientras la cotización guardada termina de cargar, los botones dicen Cargando…; cuando aparecen todos los productos vuelven a Actualizar y Confirmar.
- Escriba la Fecha de Entrega que se le promete al restaurante y pulse Confirmar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Fecha de Entrega | día 6 (tres días después del pedido) |
La orden de venta confirmada
sin fecha de entrega no se puede confirmar: es contra esa fecha que después se mide si se cumplió.
al confirmar nace la entrega OUT00006 de la tienda, en espera de despacho, y la orden queda en modo consulta: sus líneas deciden qué se despacha y qué se factura.
Paso 6 · El anticipo del 50 %
Quién: Carolina · Tiempo: 10 min
Tarea: recibir la mitad antes de despachar
- En la orden, en el recuadro Anticipos, pulse Nuevo anticipo: por porcentaje, 50, en el diario Banco (llegó por transferencia). Pulse Registrar: queda en borrador.
- Cuando el banco confirme la transferencia, pulse Confirmar y conteste Sí, confirmar a «¿La plata ya entró?».
| Campo | Valor |
|---|---|
| Modo · valor | Porcentaje · 50 |
| Diario | Banco (BNK1) |
| Importe | $ 163.152 (50 % de $ 326.304) |
El recuadro de anticipos
El anticipo en borrador
El anticipo confirmado
un anticipo no es una venta: el IVA nace con la factura o la entrega, no con el pago. Por eso no se factura: queda como saldo a favor del cliente en la 280505 Anticipos de clientes.
Paso 7 · La entrega
Quién: Carolina · Tiempo: 5 min
Tarea: despachar el pedido desde la tienda
- En Inventario → Operaciones → Salidas de Mercancía busque OUT00006 y pulse el botón verde de Validar. Conteste Sí, validar.
Las entregas de la tienda
al validar sale la mercancía de la bodega de San Francisco y se contabiliza el costo de la venta.
Paso 8 · La factura
Quién: Hernán · Tiempo: 15 min
Tarea: facturar la orden
- Entre con el usuario de Hernán y pase a Tienda San Francisco.
- En Contabilidad → Clientes → Facturas pulse Nuevo y escoja el cliente. Pulse Por Facturar: aparece OV00001. Márquela y pulse Usar: la factura se llena con las líneas, el tipo de operación y el plazo de la orden.
- Espere a que todas las líneas muestren su producto. Pulse Guardar y después Confirmar.
Las órdenes pendientes de facturar
La factura en borrador
La factura confirmada
facturar es de Contabilidad. Carolina ve el botón Crear Factura en la orden, pero al guardar el sistema le dice que no tiene permiso: la factura la emite quien lleva los libros.
la factura sale con el consecutivo de la tienda, FSF0002, por $ 326.304, y no vuelve a sacar mercancía: eso ya lo hizo la entrega.
Paso 9 · Aplicar el anticipo a la factura
Quién: Hernán · Tiempo: 5 min
Tarea: que la factura descuente lo que el restaurante ya pagó
- Abra la factura FSF0002. Como el restaurante tiene anticipo sin aplicar y la factura debe, aparece el botón Aplicar anticipo $ 163.152.
- Púlselo: la ventana muestra lo que debe la factura, el anticipo disponible y propone aplicar lo que alcance. Deje la fecha de hoy y pulse Aplicar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Esta factura debe | $ 326.304 |
| Anticipo sin aplicar | $ 163.152 |
| Cuánto se aplica | $ 163.152 (lo propone solo) |
El botón en la factura
Aplicar el anticipo
aplicar no mueve plata —esa entró el día del anticipo—: pasa el saldo a favor del restaurante (280505) contra lo que debe (130505). La factura queda debiendo $ 163.152, en pago parcial.
el botón solo aparece cuando sirve: si el cliente no tiene anticipo o la factura ya está saldada, no está.
Paso 10 · El cobro del saldo
Quién: Hernán · Tiempo: 10 min
Tarea: recibir lo que falta
- Contabilidad → Clientes → Pagos y pulse Nuevo. Escoja Recibir, el cliente y el diario Banco.
- En la cartera del restaurante aparece FSF0002 con saldo $ 163.152: márquela; el importe se llena solo. Pulse Guardar y después Confirmar y Publicar.
La cartera del restaurante
Paso 11 · Consultar: la factura cobrada
Quién: Hernán · Tiempo: 5 min
Tarea: ver cómo terminó el pedido
- Abra la factura FSF0002: está Cobrado.
La factura cobrada
Cadena de documentos
| Documento | Número | Valor |
|---|---|---|
| Orden de venta | OV00001 | $ 326.304 |
| Anticipo | BNK1P00002 | $ 163.152 |
| Entrega | OUT00006 | costo $ 255.740 |
| Factura | FSF0002 | $ 326.304 |
| Aplicación del anticipo | CT-000001 | $ 163.152 |
| Cobro del saldo | BNK1P00003 | $ 163.152 |
Número esperado
- Venta sin IVA $ 319.440; costo $ 255.740; margen bruto $ 63.700 (19,9 %).
- Restaurante El Sabor: cartera (130505) y anticipos (280505) en cero.
- San Francisco queda con 65 kilos de azúcar, 4 arroces, 38,75 kilos de papa, 19,15 de tomate y 48 panes.