Práctica 9 · Caja: un turno completo en San Francisco
| Ficha de la práctica | |
|---|---|
| Tiempo | 120 min |
| Personajes | usted, Carolina (gerente de las tiendas) y Marta (cajera de San Francisco) |
| Objetivo | dejar lista la caja de la Tienda San Francisco —con su empaque, sus códigos de báscula, una promoción y el programa de puntos— y atender un turno entero: ventas con báscula y redondeo, una promoción, una clienta que gana puntos, una venta grande que exige factura, una devolución, un domicilio y el cierre con un faltante |
| Prerrequisitos | práctica 8 terminada; San Francisco con arroz, azúcar, aceite, pan, papa y tomate |
Paso 1 · La paca de arroz y los códigos de la báscula
Quién: usted · Tiempo: 15 min
Tarea: vender el arroz por paca y dejar que la caja lea las etiquetas de la báscula
- En la matriz, entre por Productos → Configuración → Unidades de Medida (bajo «Unidad de Medida») y pulse Nuevo: una unidad Paca x 25 que contiene 25 Unidad.
- Abra el producto Arroz blanco 500 g. En Presentaciones / Empaques pulse Agregar línea, escoja Paca x 25 y escriba el precio. Pulse Actualizar.
- Abra Papa pastusa y, en Otros códigos de barras, escriba 00101 y pulse Agregar. Haga lo mismo con Tomate chonto y el 00102.
| Unidad | Valor |
|---|---|
| Nombre · Abreviatura | Paca x 25 · pac |
| Cantidad | 25 × Unidad |
| Empaque del arroz | Valor |
|---|---|
| Unidad | Paca x 25 |
| Precio | $ 65.000 (suelta saldría a $ 70.000) |
La unidad «Paca x 25»
El empaque del arroz
El código de báscula del tomate
el inventario sigue en unidades: vender una paca descuenta 25 arroces de la bodega. El empaque solo cambia cómo se vende y a qué precio.
la báscula de la tienda imprime una etiqueta de 13 dígitos: 2 + el código del producto (00102) + el peso en gramos + un dígito de control. Por eso cada producto que se pesa necesita su código corto.
Paso 2 · La promoción del pan y los puntos
Quién: usted · Tiempo: 15 min
Tarea: «lleve 6 panes, pague 5» y un programa de puntos para toda la cadena
- Entre por Punto de venta → Reportes → Promociones y puntos y pulse Nuevo programa.
- La promoción: tipo Promoción; en Qué tiene que pasar, Un producto, busque Pan francés y escriba 6 unidades; en Qué se da, Unidades gratis: 1 con Se repite marcado. Guarde.
- Los puntos: otro programa, tipo Puntos, 1.000 pesos por punto; condición Todo el carrito; recompensa Descuento en pesos de 5.000 que cuesta 100 puntos. Guarde.
| Programa | Qué es | Condición | Qué da |
|---|---|---|---|
| Pan francés: lleve 6, pague 5 | Promoción | 6 panes | 1 gratis, se repite |
| Puntos Mercados del Río | Puntos (1 por cada $ 1.000) | todo el carrito | $ 5.000 por 100 puntos |
La promoción del pan
El programa de puntos
sin marcar ninguna sede, los programas rigen en toda la cadena: los puntos se ganan en una tienda y se usan en otra.
el punto se gana sobre el valor sin IVA.
los puntos se canjean en el cobro: con el cliente identificado aparece el botón Puntos, que muestra su saldo y lo que puede canjear. El canje baja el precio de las líneas (y con él la base del IVA), y los puntos se descuentan al guardar la venta: si la venta no se cierra, el cliente no los pierde. Necesita conexión, porque el saldo vive en el servidor.
Paso 3 · La caja de San Francisco
Quién: Carolina · Tiempo: 15 min
Tarea: crear el punto de venta de la tienda
- Pulse Ctrl + Alt + C y entre a Tienda San Francisco. En Punto de venta, la tienda todavía no tiene cajas: pulse Cree un terminal en blanco (la tienda ya tiene su catálogo; no quiere surtido de ejemplo).
- Escriba el nombre y escoja los cuatro consecutivos de la DIAN de la tienda (práctica 3).
- En la pestaña Caja: control de efectivo, redondeo, el descuento máximo del cajero y las etiquetas de la báscula. Guarde.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | Caja 1 San Francisco |
| Tiquete · su nota (94) | TSF · TSFN |
| Factura · su nota (91) | FSF · FSFN |
| Control de efectivo | marcado |
| Redondeo de efectivo | marcado, a múltiplos de $ 50, solo en efectivo |
| Descuento máximo del cajero | 10 % |
| Etiquetas de la báscula | prefijo 2 · PLU de 5 dígitos · el valor es el peso |
La tienda sin cajas
Los consecutivos de la caja
Efectivo, descuento y báscula
al guardar, el aviso dice lo que se tomó de la empresa: el diario de la caja, el de facturas, la salida de inventario por la bodega de San Francisco, 13 métodos de pago (efectivo, tarjetas, transferencia…) y el tercero CONSUMIDOR FINAL (NIT 222222222222), que es a nombre de quien sale una venta sin cliente.
el redondeo siempre baja el cobro, a favor del cliente, como exige la Superintendencia de Industria y Comercio; lo perdonado va a gasto.
Paso 4 · Marta abre la caja
Quién: Marta, la cajera · Tiempo: 5 min
Tarea: abrir el turno con la base
- Entre con el usuario de Marta: llega directo a Tienda San Francisco y ve su caja.
- Pulse Abrir caja y escriba la base del turno.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Base | $ 200.000 |
| Nota | Base del turno de la mañana |
El tablero de la cajera
La apertura
Paso 5 · Primera venta: báscula y redondeo
Quién: Marta · Tiempo: 10 min
Tarea: vender arroz, aceite, papa pesada y tomate con etiqueta
- Toque Arroz blanco 500 g: como tiene empaque, la caja pregunta la presentación; escoja Unidad. Tóquelo otra vez (van 2).
- Toque Aceite vegetal 1 L.
- Toque Papa pastusa: la caja pide el peso; escriba 1,250.
- El tomate llega pesado de la báscula: en el buscador, escanee (o escriba) la etiqueta 2001020008508 y pulse Enter.
- Pulse Cobrar, escoja Efectivo, escriba 50.000 (lo que entrega el cliente) y pulse Validar.
| Producto | Cantidad | Valor |
|---|---|---|
| Arroz blanco 500 g | 2 | $ 5.600 |
| Aceite vegetal 1 L | 1 | $ 15.351 (con IVA) |
| Papa pastusa | 1,250 kg | $ 4.000 |
| Tomate chonto (etiqueta) | 0,850 kg | $ 4.080 |
| Total | $ 29.031 |
Escoger la presentación
El peso a mano
El carrito
El cobro con redondeo
El recibo
no hay moneda de $ 1 para devolver: la caja cobra $ 29.000, perdona los $ 31 y da $ 21.000 de vuelto. El documento ante la DIAN sigue siendo por $ 29.031.
el recibo es el documento equivalente TSF00001. En el laboratorio la empresa no tiene configurado el ambiente de la DIAN (eso exige la firma digital del cliente), así que los documentos quedan pendientes de transmitir; en una empresa real salen solos.
Paso 6 · Una clienta, la promoción y sus puntos
Quién: Marta · Tiempo: 10 min
Tarea: doce panes y dos azúcares para una clienta que se registra al pagar
- Toque Pan francés y, en el teclado de la caja, marque 1 y 2 (doce panes). Toque dos veces Azúcar blanca 1 kg.
- Pulse Cobrar → Cliente → Cliente nuevo, llene los datos y guarde.
- Escoja Tarjeta Débito y pulse Validar.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | Marta Lucía Pérez Gómez |
| Documento · Teléfono | 63500123 · 3157778899 |
| Correo | marta.perez@correo.test |
La promoción en el carrito
La clienta nueva
El recibo con promoción y puntos
la promoción regala 2 panes: los 12 se cobran como 10, $ 5.000. Con los azúcares ($ 10.920) la venta es $ 15.920, y la clienta gana 15 puntos (15.400 sin IVA). La tirilla dice la promoción, los puntos y el saldo.
con tarjeta no hay redondeo: solo aplica al efectivo.
Paso 7 · Cinco pacas: descuento y factura
Quién: Marta · Tiempo: 15 min
Tarea: el Restaurante El Sabor se lleva cinco pacas de arroz con descuento
- Toque Arroz blanco 500 g, escoja Paca x 25 y marque 5 en el teclado.
- Pulse Cobrar: la caja avisa que la compra supera 5 UVT sin IVA y que la ley exige factura electrónica, no tiquete.
- Pulse Descuento y escriba 15: la caja lo rechaza, el tope del terminal es 10 %. Vuelva a pulsar Descuento y escriba 5.
- Pulse Cliente, busque Restaurante y escójalo.
- Escoja Transferencia Bancaria y pulse Validar.
El aviso de 5 UVT
El descuento por encima del tope
El cobro con factura
La factura
5 pacas son $ 325.000; con el 5 % quedan $ 308.750. Por encima de 5 UVT ($ 261.870 en 2026) no se puede expedir tiquete: sale la factura FSF0001 a nombre del restaurante, aunque nadie la haya pedido.
el descuento máximo del cajero es el que se puso en la caja (paso 3). Para dar más, hace falta un administrador del punto de venta.
Paso 8 · Una devolución parcial
Quién: Marta · Tiempo: 10 min
Tarea: el cliente de la primera venta devuelve un arroz
- Pulse Devolver, escoja la primera venta de la lista, escriba 1 en la línea del arroz y pulse Devolver.
La devolución
se devuelven $ 2.800 en efectivo, por el mismo medio con que se pagó. Sale la nota de ajuste TSFN00000001 (tipo 94) contra el tiquete TSF00001, y el arroz vuelve a la bodega de San Francisco.
Paso 9 · Un domicilio
Quién: Marta · Tiempo: 10 min
Tarea: azúcar y aceite para entregar en la Calle 33
- Toque Azúcar blanca 1 kg y Aceite vegetal 1 L. Pulse Cobrar → Domicilio, llene la entrega y guarde.
- Escoja Efectivo y pulse Validar (el domiciliario cobra lo justo).
- En Órdenes, abra la venta: pulse Salió a entregar cuando el domiciliario sale y Marcar entregado cuando vuelve.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Dirección | Calle 33 # 20-15, barrio San Francisco |
| Teléfono | 3001234567 |
| Nota | Apartamento 302, timbre de la izquierda |
La entrega
El recibo del domicilio
Pendiente de entregar
Entregado
la venta es de $ 20.811 y se cobran $ 20.800 en efectivo (redondeo de $ 11).
Paso 10 · El cierre, con un faltante
Quién: Marta · Tiempo: 10 min
Tarea: contar la caja y cerrar el turno
- En el menú de la caja (☰) pulse Cerrar caja registradora.
- La caja muestra el efectivo que debería haber; Marta cuenta $ 245.000. Escriba lo contado y una nota, y pulse Cerrar caja registradora.
| Efectivo | Valor |
|---|---|
| Base | $ 200.000 |
| Pagos en efectivo | $ 47.000 |
| Debería haber | $ 247.000 |
| Contado | $ 245.000 |
| Diferencia | − $ 2.000 |
El cierre
los $ 47.000 son los $ 29.000 de la primera venta, menos los $ 2.800 devueltos, más los $ 20.800 del domicilio. La tarjeta ($ 15.920) y la transferencia ($ 308.750) se cuadran aparte, contra el datáfono y el banco.
la nota del faltante queda escrita en el cierre: es lo que se revisa con la cajera.
Paso 11 · El reporte Z
Quién: Carolina · Tiempo: 5 min
Tarea: leer el resumen del turno
- En Punto de venta → Reportes → Reporte Z (por sesión), abra la sesión del turno.
El resumen de ventas
La caja
el reporte trae, en una hoja: ventas y devoluciones, los impuestos por tarifa, las ventas por categoría y por cajero, los pagos por método y el cuadre de la caja.
Cadena de documentos
| Documento | Número | Valor |
|---|---|---|
| Venta con báscula | TSF00001 | $ 29.031 (cobrado $ 29.000) |
| Venta con promoción y puntos | TSF00002 | $ 15.920 |
| Factura por encima de 5 UVT | FSF0001 | $ 308.750 |
| Nota de ajuste (devolución) | TSFN00000001 | − $ 2.800 |
| Domicilio | TSF00003 | $ 20.811 (cobrado $ 20.800) |
| Cierre del turno | CSH1P00001 | faltante $ 2.000 |
Número esperado
- Ventas del turno: 4 ventas y 1 devolución; neto $ 371.712.
- Caja: debería haber $ 247.000; se contaron $ 245.000; faltante $ 2.000.
- Puntos de Marta Lucía Pérez: 15.
- San Francisco: quedan 24 arroces (150 − 2 − 125 + 1) y 8 de aceite (10 − 1 − 1).