Práctica 16 · Cierre del mes: diferidos, estados financieros, IVA y retención
| Ficha de la práctica | |
|---|---|
| Tiempo | 90 min |
| Personajes | Doña Ligia (gerente), Hernán (contador interno) |
| Objetivo | registrar la póliza de seguro pagada por anticipado y llevar a octubre solo lo que le toca, sacar el estado de resultados y el balance de toda la cadena, revisar el borrador del IVA del bimestre (300) y el de la retención en la fuente de octubre (350), y cerrar septiembre para que nadie mueva la apertura |
| Prerrequisitos | práctica 15 terminada |
Paso 1 · La póliza de seguro
Quién: Doña Ligia y Hernán · Tiempo: 15 min
Tarea: registrar la factura de la póliza como gasto pagado por anticipado
- Doña Ligia crea el proveedor en Contactos: Aseguradora Andina del Oriente S.A., NIT 860500202, DV 7, Bucaramanga.
- Hernán, en Mercados del Río (la matriz), abre Proveedores → Facturas → Nuevo: proveedor Aseguradora Andina del Oriente, fecha 01/10/2026, plazo 30 días, referencia POL-77120.
- En la línea no escoja producto: escoja la cuenta 170520 Seguros y fianzas, cantidad 1, precio $ 3.600.000 e impuesto 19 %. El total es $ 4.284.000.
- Guardar y Confirmar.
El proveedor
La factura de la póliza
la póliza cubre de octubre de 2026 a septiembre de 2027. Si se llevara entera al gasto, octubre cargaría un año de seguro y los otros once meses ninguno. Por eso entra a la 170520 (gasto pagado por anticipado), que es un activo.
Paso 2 · El diferido de la póliza
Quién: Hernán · Tiempo: 15 min
Tarea: repartir la póliza en 12 meses y llevar octubre al gasto
- En Cierre → Diferidos pulse Nuevo.
- Concepto Póliza de flota y equipo de transporte 2026-2027, tipo Gasto pagado por anticipado, tercero Aseguradora Andina del Oriente, monto $ 3.600.000, desde 01/10/2026, 12 meses. La cuota mensual sale sola: $ 300.000.
- Cuenta del anticipo 170520 Seguros y fianzas; cuenta de gasto 523040 Flota y equipo de transporte. Guardar.
- Vuelva a la lista de Diferidos, escoja el periodo octubre de 2026 y pulse Reconocer el mes. Confirme.
Los diferidos
La ficha del diferido
Octubre reconocido
Reconocer el mes recorre todos los diferidos vivos de la empresa. Repetirlo no cobra dos veces: cada diferido tiene una sola cuota por mes.
la 170520 queda en $ 3.300.000 (lo que falta por gastar) y la 523040 en $ 300.000.
Paso 3 · Estado de resultados y balance de la cadena
Quién: Hernán · Tiempo: 20 min
Tarea: ver el mes de toda la empresa, no solo el de la matriz
- Pulse Ctrl + Alt + C. Deje Mercados del Río arriba y marque, en Ver también en informes, el CEDI y las dos tiendas. Entrar.
- En Informes → Estado de Resultados (CO) escoja octubre de 2026 en el selector de fecha. Ingresos $ 711.470 (las ventas de la tienda), costo de ventas $ 650.807, gastos operacionales $ 10.355.536,36: el mes cierra con pérdida de $ 10.332.048,42.
- En Informes → Balance general con el mismo mes: activos $ 80.346.816,16 = pasivo $ 13.138.864,58 + patrimonio $ 67.207.951,58.
Las sedes en los informes
El estado de resultados de octubre
El balance al 31 de octubre
la pérdida es la de un primer mes: la nómina, la depreciación de los activos que aportaron los socios y el seguro corren completos, y la tienda apenas empezó a vender. Por eso el resultado del ejercicio entra negativo al patrimonio.
lo que se registra cae en la empresa de arriba; las casillas solo suman en los informes. Sin marcarlas, el balance de la matriz no ve el inventario del CEDI ni las ventas de las tiendas.
Paso 4 · El IVA del bimestre (Formulario 300)
Quién: Hernán · Tiempo: 15 min · Tipo: consultar
Tarea: revisar el borrador del IVA de septiembre y octubre
- En Informes → Formulario 300 — IVA el selector trae el bimestre septiembre-octubre de 2026.
- Ingresos brutos $ 711.470: gravados al 19 % ($ 25.800) y al 5 % ($ 167.880), excluidos ($ 511.790) y $ 6.000 sin clasificar.
- IVA generado $ 13.296; IVA descontable $ 2.061.710 (las compras de mercancía, la vitrina y la póliza). Resultado: saldo a favor de $ 2.048.414.
El borrador del 300
el aviso de $ 6.000 sin clasificar es real: un producto se vendió sin impuesto. Antes de presentar, se le pone su impuesto en la ficha del producto.
el 300 es del NIT: suma la matriz, el CEDI y las tiendas aunque no estén marcadas en el selector.
Paso 5 · El borrador de la retención (Formulario 350)
Quién: Hernán · Tiempo: 10 min · Tipo: consultar
Tarea: revisar lo que se retuvo en octubre
- En Informes → Formulario 350 — Retenciones escoja octubre de 2026.
- Renglón Compras: base $ 2.802.600, retención $ 55.075 (compras generales $ 37.225 y productos agrícolas sin procesar $ 17.850). Es lo que se le retuvo a Andina y a la Cooperativa en las compras del CEDI.
El borrador del 350
una declaración de retención presentada sin pago total no produce efecto legal (art. 580-1 ET). El 350 se paga el mismo día que se presenta.
Paso 6 · Cerrar septiembre
Quién: Doña Ligia · Tiempo: 10 min
Tarea: que nadie pueda mover la apertura
- Doña Ligia, en la matriz, abre Contabilidad → Bloqueando → Fechas de bloqueo.
- En Todos los asientos pulse Cerrar un periodo y escriba 30/09/2026. El sistema revisa: no queda nada pendiente en ese periodo. Pulse Cerrar el periodo.
Las fechas de bloqueo
La revisión antes de cerrar
Septiembre cerrado
en septiembre solo está la apertura: los saldos iniciales y el aporte de los socios. Cerrarlo impide que alguien, sin querer, registre algo con esa fecha y descuadre los saldos con los que arrancó la empresa.
octubre se cierra igual, después de que termine: la fecha de bloqueo no puede ser futura. Para corregir algo de un mes cerrado no se reabre: se abre una excepción con motivo, para una persona y por un tiempo.
Cadena de documentos
| Documento | Número | Valor |
|---|---|---|
| Factura de la póliza | BILL00005 (POL-77120) | $ 4.284.000 |
| Diferido de la póliza | DIF-000021 | $ 3.600.000 en 12 cuotas |
| Cuota de octubre | asiento del diferido | $ 300.000 |
| Cierre | Todos los asientos | hasta el 30/09/2026 |
Número esperado
- Gastos pagados por anticipado (170520): $ 3.300.000. Seguro de octubre (523040): $ 300.000.
- Octubre: ingresos $ 711.470 y pérdida de $ 10.332.048,42.
- Balance al 31 de octubre: activos $ 80.346.816,16 = pasivo $ 13.138.864,58 + patrimonio $ 67.207.951,58.
- 300 (septiembre-octubre): saldo a favor $ 2.048.414. 350 (octubre): $ 55.075.
- Fecha de bloqueo de todos los asientos: 30/09/2026.